Hagaðilar

HAGAÐILASAMTAL

Isavia leggur áherslu á víðtækt samráð við þá hagaðila sem treysta á þjónustu fyrirtækisins og verða fyrir áhrifum af starfseminni. Starfseminnar gætir um allt land og snertir alla landsmenn. Isavia hefur greint á annað hundrað hagaðila sem má flokka í viðskiptavini, starfsfólk, samfélag, stjórnvöld og birgja.

Haustið 2018 fól Isavia sænska ráðgjafafyrirtækinu Enact Sustainable Strategies að framkvæma viðtöl við hagaðila fyrirtækisins. Markmiðið var að kanna meðal helstu hagaðila fyrirtækisins hvaða málefni og viðfangsefni væru þeim mikilvægust í samfélagsábyrgð félagsins. Í ár var einungis gerð rannsókn gagnvart viðskiptavinum og þær upplýsingar lagðar saman við niðurstöður fyrri viðtala.

Samskipti við og milli starfsfólks fara fyrst og fremst fram á innri vef félagsins, starfsmannafundum forstjóra og annarra stjórnenda og viðburðum á vegum félagsins. Innri vefurinn, Flugan, er samfélagsmiðill sem tengir starfsmenn saman og geta allir sett inn færslur, myndir og myndbönd sem þeir vilja deila með samstarfsfólki sínu. Starfsfólk getur einnig sótt þangað ýmis tæki og tól til notkunar við störf sín og haldið utan um skráningar á viðburði og námskeið á vegum fyrirtækisins.

Samskipti við notendur og rekstraraðila fara fyrst og fremst fram á reglulegum fundum. Samskipti við farþega eiga sér stað með beinum samskiptum starfsfólks félagsins á flugvöllunum og með öllum helstu samskiptaleiðum; síma, tölvupósti, vefjum og samfélagsmiðlum og með reglubundnum viðskiptavinakönnunum. Nánar er fjallað um hagaðilahópana mannauður og viðskiptavini í sjálfstæðum köflum.

SAMFÉLAGIÐ

Umtalsverð samskipti eru við sveitarfélög og landshlutasamtök í nágrenni við flugvelli félagsins. Samskiptin hafa farið fram á fundum með bæjar- og sveitarstjórnarmönnum, auk annarra hagsmunaaðila. Félagið vinnur að stöðugum endurbótum á upplýsingagjöf til sveitarfélaga þar sem starfsemi félagsins getur haft mikil áhrif á nærumhverfið. Sérstaklega á það við á Suðurnesjunum þar sem Keflavíkurflugvöllur er stærsti vinnustaðurinn og vaxandi umfang hans hefur mikil áhrif á vöxt sveitarfélaganna í kring.

Samvinna um Heimsmarkmiðin. Fulltrúar Isavia og sveitarfélaganna á Suðurnesjum saman komnir á undirbúningsfundi fyrir verkefnið 14. júní 2019.

Ein af aðgerðum Isavia til að efla enn frekar samvinnu við ytri hagaðila er sameiginleg stefnumótunarvinna með sveitarfélögum og fyrirtækjum á Suðurnesjum byggða á heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna. Markmiðið með samráðsvettvanginum er að auka samstarf Isavia, sveitarfélaganna og annarra hagaðila á Suðurnesjum og þannig vinna að sameiginlegum hagsmunum sem ein heild.

Einnig er náið samráð við markaðsstofur svæðanna á Norður- og Austurlandi þar sem t.d. er unnið að markaðssetningu á beinu flugi til Akureyrar og Egilsstaða í tengslum við Flugþróunarsjóð.

Isavia á víðtækt samstarf við aðila í ferðaþjónustunni eins og Samtök ferðaþjónustunnar (SAF), Ferðamálastofu, Íslandsstofu, Stjórnstöð ferðamála auk þess sem félagið er aðili að Íslenska ferðaklasanum, Iceland Naturally og bakhjarl Inspired by Iceland auk þess að eiga fulltrúa í fagráði Íslandsstofu. Isavia er einnig virkur aðili í hafnar- og flutningahópi Íslenska sjávarklasans en það er samstarfsvettvangur fyrirtækja sem flest eru beintengd flutningum og hafnarstarfsemi.

Isavia á einnig víðtækt samstarf við aðila í ferðaþjónustunni eins og Samtök ferðaþjónustunnar, Ferðamálastofu, Íslandsstofu, Stjórnstöð ferðamála auk þess sem félagið er aðili að Íslenska ferðaklasanum, Iceland Naturally og bakhjarl Inspired by Iceland.

Á sviði flugleiðsöguþjónustu á Isavia ANS í nánu samstarfi við þjónustuaðila og aðliggjandi flugstjórnarmiðstöðvar. Félagið er þátttakandi í Borealis sem er samstarfsvettvangur níu flugleiðsöguþjónustuaðila í Norður-Evrópu.

Isavia hefur verið einn af bakhjörlum samráðsvettvangsins Arctic Circle frá upphafi og starfsmenn taka virkan þátt í umræðum um málefni norðurslóða, hvort heldur sem er í tengslum við flugumferð á norðurslóðum eða í tengslum við hugmyndir um uppbyggingu björgunarmiðstöðvar á Íslandi.

Þá heldur Isavia reglulega opna fundi til þess að miðla upplýsingum til almennings og aðila innan ferðaþjónustunnar um áform félagsins á Keflavíkurflugvelli s.s. framkvæmdir og umferðarspár innan ferðaþjónustunnar. Starfsfólk Isavia hefur einnig haldið erindi á fjölda funda sem haldnir hafa verið á vegum annarra aðila.

STJÓRNVÖLD

Samskipti við stjórnvöld eru af margvíslegum toga. Íslenska ríkið er eigandi félagsins og fylgir það almennri eigandastefnu ríkisins í rekstrinum. Fjármála- og efnahagsráðuneytið fer með hlutabréfið og fara formleg samskipti fram á hluthafafundum og árlegum aðalfundi. Önnur samskipti við eigandann fara fram á fundum sem boðað er til eftir atvikum.

Samgöngu- og sveitastjórnarráðuneytið gegnir tvíþættu hlutverki í tengslum við starfsemi Isavia. Annars vegar sem fagráðuneyti flugmála og hins vegar sem viðskiptaaðili félagsins vegna reksturs innanlandsflugvallakerfisins. Félagið á sæti í þremur nefndum og ráðum á vegum ráðuneytisins; fagráði um flugmál, flugvirktarráði og hefur fastafulltrúa í samgönguráði. Fyrirtækið á í reglulegum faglegum samskiptum við ráðuneytið um flugmál auk náins samráðs um framkvæmd þjónustusamningsins. Félagið á fulltrúa í ýmsum nefndum á vegum ráðuneytisins sem snúa að flugmálum.

Einnig er fundað nokkrum sinnum á ári með atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytinu í tengslum við ferðaþjónustumálefni. Ráðuneytið hefur komið á fót Flugþróunarsjóði sem hefur það verkefni að styrkja millilandaflug til Akureyrar og Egilsstaða og á Isavia fulltrúa í stjórn sjóðsins. Félagið á einnig fulltrúa í stjórn markaðsverkefna Íslandsstofu, „Ísland allt árið“ og „Iceland Naturally“, sem er ætlað að kynna Ísland sem áfangastað. Auk þess eru haldnir fundir með utanríkisráðuneytinu og Landhelgisgæslunni í tengslum við varnartengda starfsemi á Keflavíkurflugvelli og skipulagsmál flugvallarins.

Isavia hefur mikil samskipti við ríkisstofnanir vegna hinna margþættu verkefna félagsins. Mest er sambandið við Samgöngustofu sem gefur út starfsleyfi flugvalla og flugleiðsögu og annast viðeigandi eftirlit með framkvæmd og rekstri. Aðrar eftirlitsstofnanir sem má nefna eru Hollustuvernd ríkisins, Mannvirkjastofnun, Vinnueftirlitið, Heilbrigðiseftirlitið, Skipulagsstofnun og Umhverfisstofnun. Margar ríkisstofnanir eru með starfsstöðvar hjá eða í nánu samstarfi við félagið og má þar telja lögregluembætti, Tollstjóra, Almannavarnir ríkisins og Landhelgisgæsluna. Stofnanir sveitarfélaga sem tengjast rekstri Isavia eru aðallega heilbrigðiseftirlit, brunavarnir og slökkvilið.

Isavia annast framkvæmd tveggja alþjóðasamninga um flugleiðsöguþjónustu. Annars vegar „Joint Finance“-samning Alþjóðaflugmálastofnunar með aðild 24ra ríkja sem kveður á um fjármögnun flugleiðsöguþjónustu innan íslenska flugupplýsingasvæðisins (Reykjavik FIR) . Hins vegar samningur íslenskra stjórnvalda við dönsk stjórnvöld vegna flugleiðsöguþjónustu fyrir flug í flugupplýsingasvæði Grænlands.

Isavia er einnig undir eftirliti og í samstarfi við erlenda aðila. Af þeim má helst nefna Alþjóðaflugmálastofnunina ICAO undirstofnun Sameinuðu þjóðanna. ICAO setur alþjóðlega staðla fyrir alla helstu þætti almenningsflugs og fylgist með frammistöðu ríkja og þjónustuveitenda. Stofnunin hefur einnig eftirlit með framkvæmd fyrrnefnds „Joint Finance“- samnings. Vegna starfsemi félagsins á Grænlandi og í Færeyjum sætir Isavia eftirliti Trafik- og byggestyrelsen í Danmörku og vegna samstarfs um flugfjarskiptaþjónustu á Norður-Atlantshafi eru náin samskipti við írsku flugmálastjórnina. Á vettvangi Borealis-samstarfsins á félagið í samstarfi við European Aviation Safety Agency (EASA)

Birgjar

Ábyrg stýring á aðfangakeðju er mikilvæg rekstri Isavia. Að koma á fót og viðhalda sjálfbærri aðfangakeðju eykur líkur á hagkvæmum viðskiptum, dregur úr áhættu í rekstri og bætir orðspor félagsins. Aukin krafa um samfélagsábyrgð hvetur til stöðugra umbóta á aðfangakeðjunni þar sem rekstur félagsins snertir marga fleti hagkerfisins. Hlutfall heildarviðskipta við innlenda birgja (íslenskir lögaðilar) er um 81% og við erlenda birgja um 19%. Ekki er skráð hverjir þeirra hafa aðsetur utan Evrópska efnahagssvæðisins.

Innkaupadeild félagsins útvegar ferla til innkaupa á vörum, verkum og þjónustu á sem skilvirkastan og hagkvæmastan hátt. Innkaupaferlar félagsins eru meðal annars nýttir til þess að velja inn hæfa birgja, tryggja gæði og aðföng á réttum tíma.

Stofnað er til viðskipta við stærstu birgja félagsins í framhaldi af þátttöku þeirra í innkaupaferli sem uppfyllir lög um opinber innkaup nr. 120/2016 og reglugerð nr. 340/2017 um innkaup aðila sem annast vatnsveitu, orkuveitu, flutninga og póstþjónustu. Innkaupaferli er annars vegar framkvæmt með mismunandi tegundum útboða eða verðfyrirspurna þar sem farið er fram á grunnhæfi fyrirtækja, meðal annars að þau séu í skilum með vörsluskatta, opinber gjöld og lögboðin iðgjöld í lífeyrissjóðum. Auk þess er ákvæði um keðjuábyrgð í innkaupagögnum.

Við stór og flókin innkaup er samningskaupaferli að undangenginni útboðsauglýsingu nýtt eftir bestu getu. Það ferli tryggir samtal við bjóðendur á útboðstíma sem hefur í för með sér mikla kosti. Samningaviðræður draga úr áhættu félagsins, auka líkur á réttri þarfagreiningu aðfanga og afhendingu sem hefur í för með sér aukna hagkvæmni.

Þar sem innlendri þekkingu sleppir í þjónustu og framleiðslu hefur félagið oft sett sem skilyrði inn í útboðsgögn að alþjóðlegir birgjar skuli bjóða í vöru, verk eða þjónustu í samstarfi við innlenda birgja. Þetta er gert í víðtækum tilgangi og ekki síst út frá samfélagslegum sjónarmiðum þar sem samstarf innlendra og alþjóðlegra birgja skilar þekkingu og arfleifð í þjóðarbúið.

Í öllum útboðum og stærri verðfyrirspurnum er farið fram á grunnhæfi fyrirtækja t.d. er bjóðendum vísað frá sem eru í vanskilum með vörsluskatta, opinber gjöld og lögboðin iðgjöld í lífeyrissjóðum. Auk þess er ákvæði um keðjuábyrgð í öllum innkaupagögnum.

Til að tryggja rekjanleika kostnaðar og samræmda greiðsluskilmála eru viðskiptaskilmálar félagsins ávallt nýttir við innkaup og eru þeir aðgengilegir á heimsíðu félagsins. Í ársbyrjun 2020 hófst vinna við þarfagreiningu og uppsetningu á innkaupapöntunarferil. Er það gert til þess að tryggja enn betur rekjanleika og gagnsæi við innkaup. Auk þess mun það auka yfirsýn og möguleika á bættri kostnaðar- og birgjastýringu og auðvelda uppfærslu og breytingar á pöntunum. Þegar búið er að innleiða nýjan innkaupapöntunarferil er markmiðið að ná auknum umbótum í innkaupum og rekstri samninga.

Til þess að takmarka sem frekast líkur á að nauðungar-, skyldu- eða barnavinna sé nýtt við framleiðslu á aðföngum og búnaði sem keypt eru á innlendum og alþjóðlegum markaði eru siðareglur birgja ávallt hluti af útboðsgögnum og hlíti þeirra er sjálfkrafa.

Í samningum félagsins er að finna ákvæði um bann við gerviverktöku og ráðningarsamband skal vera meginregla í samskiptum starfsmanna og verksala. Þetta er gert til þess að tryggja að öll launþegagjöld, hverju nafni sem þau nefnast, séu greidd og farið sé eftir ákvæðum kjarasamninga.

Persónuverndarákvæði eru í öllum samningum félagsins og uppfylla þau nýja ákvæði persónuverndarlöggjafar EU, þar sem það á við. Siðareglur birgja er fylgiskjal með öllum okkar samningum. Í reglunum er gerð sú krafa að birgjar sem félagið skiptir við uppfylli siðareglurnar og sjái til þess að þeirra birgjar geri slíkt hið sama. Birgi skal, sé þess óskað, geta staðfest að þessum siðareglum sé fylgt.